Virtuelle Events sind die konsequente Antwort auf die Entwicklungen und Auswirkungen der digitalen Transformation und werden die Eventbranche enorm bereichern.
Aktuelle Technologien machen es möglich: Veranstaltungsbesucher müssen heute nicht mehr im selben Raum oder Gebäude sein, um an einem Event teilzunehmen. Sie können völlig ortsunabhängig, von ihrem Büro oder Home Office aus oder wo auch immer Sie gerade unterwegs sind, am Event teilnehmen. Aktuelle Studien bestätigen, dass für die Mehrheit der Teilnehmer das Hauptkriterium für den Besuch eines Events nicht etwa der Veranstaltungsort sondern vielmehr ein ansprechendes und passendes Programm mit relevanten Themen ist.
Beispiele wie Videokonferenzen und Webinare gehören mittlerweile zu unserem Berufsalltag.
Auch größere Event-Formate wie Kongresse und Messen können virtuell stattfinden. Vorträge und Best Practice Cases inkl. anschließender Frage- und Diskussionsrunde können per Live-Stream im Internet übertragen werden. Aussteller und Referenten können ihren virtuellen Messestand trotzdem wie gewohnt individualisieren und branden.
Klar ist, Networking und der persönliche Austausch zu den Referenten und anderen Teilnehmern sind wesentliche Kriterien bei Veranstaltungen. Gerade bei Branchenevents hat der Austausch hohe Priorität. Mit Hilfe von Chat-Funktionen, den eben schon genannten Live-Streams und Live-Frage-Sessions kann der direkte Austausch dennoch wie gewohnt erfolgen. Und wird sogar um ein enormes Feature ergänzt: Da sämtliche Vorträge aufgezeichnet werden können, stehen sie auch im Nachgang zum Event den Teilnehmern zur Verfügung. Im Prinzip kann das Event dadurch bis zum nächsten Event am Leben gehalten und durch Interaktion fortgeführt werden. Wer wegen eines vollen Zeitplans einen interessanten Vortrag verpasst hat, kann sich diesen im Nachhinein anschauen. Virtuelle Anlaufpunkte bieten zudem zusätzlich Informationen zum Download und Videos.
Nicht zu vergessen sind die Kosteneinsparungen. Raummieten und Catering-Kosten entfallen. Bei den Teilnehmern werden Reisekosten und Abwesenheitszeiten eingespart, um nur wenige Beispiele zu nennen. Damit einher gehen auch ökologische Aspekte. Flugreisen hinterlassen einen größeren CO2-Fußabdruck als die erforderlichen Webtechnologien. Außerdem wird der Papierverbrauch drastisch reduziert, da Materialien wie Broschüren oder Flyer digital zur Verfügung gestellt werden.
Aber was braucht es technisch für ein virtuelles Event?
Weite Teile der Planung von virtuellen Events sind identisch mit einer traditionellen Veranstaltung, wie etwa die Bewerbung des Events und die Registrierung oder die Moderation. Je nach Größe und Umfang der Veranstaltung helfen Tools für:
Fazit
Virtuelle Events werden zu einer echten Alternative zu realen Veranstaltungsformaten und werden mit dem Fortschritt der Technologien und der wachsenden Anzahl von Produkten künftig eine größere Selbstverständlichkeit auch auf Teilnehmerseite aufweisen.
Auch größere Event-Formate wie Kongresse und Messen können virtuell stattfinden. Vorträge und Best Practice Cases inkl. anschließender Frage- und Diskussionsrunde können per Live-Stream im Internet übertragen werden. Aussteller und Referenten können ihren virtuellen Messestand trotzdem wie gewohnt individualisieren und branden.
Klar ist, Networking und der persönliche Austausch zu den Referenten und anderen Teilnehmern sind wesentliche Kriterien bei Veranstaltungen. Gerade bei Branchenevents hat der Austausch hohe Priorität. Mit Hilfe von Chat-Funktionen, den eben schon genannten Live-Streams und Live-Frage-Sessions kann der direkte Austausch dennoch wie gewohnt erfolgen. Und wird sogar um ein enormes Feature ergänzt: Da sämtliche Vorträge aufgezeichnet werden können, stehen sie auch im Nachgang zum Event den Teilnehmern zur Verfügung. Im Prinzip kann das Event dadurch bis zum nächsten Event am Leben gehalten und durch Interaktion fortgeführt werden. Wer wegen eines vollen Zeitplans einen interessanten Vortrag verpasst hat, kann sich diesen im Nachhinein anschauen. Virtuelle Anlaufpunkte bieten zudem zusätzlich Informationen zum Download und Videos.
Nicht zu vergessen sind die Kosteneinsparungen. Raummieten und Catering-Kosten entfallen. Bei den Teilnehmern werden Reisekosten und Abwesenheitszeiten eingespart, um nur wenige Beispiele zu nennen. Damit einher gehen auch ökologische Aspekte. Flugreisen hinterlassen einen größeren CO2-Fußabdruck als die erforderlichen Webtechnologien. Außerdem wird der Papierverbrauch drastisch reduziert, da Materialien wie Broschüren oder Flyer digital zur Verfügung gestellt werden.
Aber was braucht es technisch für ein virtuelles Event?
Weite Teile der Planung von virtuellen Events sind identisch mit einer traditionellen Veranstaltung, wie etwa die Bewerbung des Events und die Registrierung oder die Moderation. Je nach Größe und Umfang der Veranstaltung helfen Tools für:
- Informationen zum Event
- Registrierung und Kaufabwicklung
- Virtueller Check-In
- Chat-Tools
- Kameraequipment und Live-Streamanbindung
- Online-Plattform für Contentbereitstellung
Fazit
Virtuelle Events werden zu einer echten Alternative zu realen Veranstaltungsformaten und werden mit dem Fortschritt der Technologien und der wachsenden Anzahl von Produkten künftig eine größere Selbstverständlichkeit auch auf Teilnehmerseite aufweisen.
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