Dank unseres Projekt-Management-Systems behalten wir den Überblick.
Unsere Kunden fragen uns oft, warum wir eigentlich ein Projekt-Management System nutzen.
Oft kommt die Frage aus reiner Neugierde, denn in größeren Unternehmen stellt der Einsatz digitaler Werkzeuge oft eine gewisse Hürde dar. Erst recht dann, wenn diese eine Verbindung mit externen Partnern herstellen oder gar eine Kollaboration ermöglichen.
Oft kommt die Frage aus reiner Neugierde, denn in größeren Unternehmen stellt der Einsatz digitaler Werkzeuge oft eine gewisse Hürde dar. Erst recht dann, wenn diese eine Verbindung mit externen Partnern herstellen oder gar eine Kollaboration ermöglichen.
Was auch immer der Grund dafür ist, unsere Antwort lautet meist: „Es hilft uns, unser Projekt effektiver zu managen und sorgt dafür, dass das Projekt so erfolgreich wie möglich läuft.“ In der Regel reicht ihnen diese Antwort, denn alles, was für sie wirklich relevant ist, ist zu wissen, dass ihr Projekt gut läuft.
Dennoch gibt es einige Kunden, die mehr darüber wissen wollen und nach dem „Wie?“ fragen.
Ab dann erklären wir die Vorteile der Nutzung. Da unsere Kunden in uns und unsere Prozesse investieren, verdienen sie es nicht nur zu verstehen, wo ihr Geld und ihre Zeit hingehen, sondern auch wie wir das Projekt managen. Wir freuen uns deshalb immer und nehmen uns gerne die Zeit, sie an Bord zu holen, schließlich ist es im besten Sinne des Projekts.
Lassen Sie uns die Frage, warum wir ein Projekt-Management-System verwenden, mit folgenden Punkten beantworten:
Unser Projektmanagement-Tool ist ein integrierter Bestandteil unserer Prozesse und hat deshalb einen unschätzbaren Wert. Jeder, der darüber nachdenkt, ein Tool zu integrieren, sollte immer im Hinterkopf behalten, dass ein Projektmanagement-System das Projekt nicht ersetzen, sondern es unterstützen und automatisieren sollte.
Dennoch gibt es einige Kunden, die mehr darüber wissen wollen und nach dem „Wie?“ fragen.
Ab dann erklären wir die Vorteile der Nutzung. Da unsere Kunden in uns und unsere Prozesse investieren, verdienen sie es nicht nur zu verstehen, wo ihr Geld und ihre Zeit hingehen, sondern auch wie wir das Projekt managen. Wir freuen uns deshalb immer und nehmen uns gerne die Zeit, sie an Bord zu holen, schließlich ist es im besten Sinne des Projekts.
Lassen Sie uns die Frage, warum wir ein Projekt-Management-System verwenden, mit folgenden Punkten beantworten:
- Das System kann von mehreren Stakeholdern genutzt werden. Mitarbeiter und Kunden können über verschiedene Zugänge an dem Projektprozess teilhaben.
- Es ist uns über das System möglich, Aufgaben detailliert zu betrachten, Projektverläufe zu überwachen und mit Unsicherheiten der einzelnen Aufgaben an einem Projekt umzugehen.
- Aufgaben können durch Fristen und Meilensteine definiert werden. Jeder Teil des Projekts kann in überschaubare Teile zerlegt werden und trotzdem ist es möglich, ein Gesamtbild über das komplette Projekt zu erhalten.
- Es gibt eine klare Trennung zwischen den unterschiedlichen Projekten, so dass wir mehrere gleichzeitig jonglieren können und nicht die Übersicht verlieren.
- Die kundenorientierten Teile des Systems sind simpel und intuitiv. Es ist leicht, Kunden zu zeigen, wie das System anzuwenden ist.
- Alles kann leicht dokumentiert werden - ob Telefongespräche, E-Mails, interne Entscheidungen, Dokumente oder Ressourcen, um auch noch zum späteren Zeitpunkt ein klares Bild über den Projektverlauf zu haben.
- Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Meilensteinen werden über das System sichtbar gemacht, sodass man bei Änderungen den Überblick behält.
- Die Kommunikation erfolgt in übersichtlichen Diskussionen. Dies ermöglicht es uns, auf Informationen schnell zugreifen und effektiv reagieren.
- Aufgaben können an einzelne Mitglieder des Projektteams unter Vorgabe einer Zeit zugeordnet werden. Dies ermöglicht es uns, Ressourcen zu planen. Projekte und Aufgaben in Abhängigkeit von den Zeiten eines jeden Teammitglieds werden ersichtlich.
- Das Tool ermöglicht es uns, das Budget in engem Zusammenhang zu den Ressourcen zu managen.
- Wir nutzen das Projektmanagement-Tool, um eine konsequente Qualitätssicherung bei sämtlichen Stufen sowie Meilensteinen innerhalb des Projektprozesses zu gewährleisten. Dadurch kann sicher gestellt werden, dass die einzelnen Teammitglieder die Arbeiten und Fortschritte gegenseitig testen und evaluieren, bevor die Ergebnisse dem Kunden vorgestellt werden.
- Da es eine webbasierte Projektmanagement-Anwendung ist, ist ein Zugang von jedem Computer oder mobilen Gerät möglich, ohne dass die Installation einer Software nötig ist. Das System, dass wir verwenden, ActivCollab, steht auch als App zur Verfügung.
- Die Einsicht in die einzelnen Werkzeuge ermöglicht es dem Projektleiter, hinter die Kulissen eines Projekts zu schauen und dem entsprechend detaillierte Reportings für intern und extern zu erstellen.
Unser Projektmanagement-Tool ist ein integrierter Bestandteil unserer Prozesse und hat deshalb einen unschätzbaren Wert. Jeder, der darüber nachdenkt, ein Tool zu integrieren, sollte immer im Hinterkopf behalten, dass ein Projektmanagement-System das Projekt nicht ersetzen, sondern es unterstützen und automatisieren sollte.
Es gibt keinen Ersatz für zwischenmenschliche Interaktionen und menschliche Beteiligungen in jedem Projekt.
Aber: Ein gutes Projektmanagement-System fördert und unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Kunde und Agentur.
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